Informace o GDPR

    Informace o zpracování osobních údajů hostů

    Na základě nařízení EU 2016/679 dále jen GDPR Vám sdělujeme, že v souvislosti s Vaším pobytem provádíme zpracování Vašich osobních údajů.

    Jde o údaje, které předáváte při ubytování pro zápis do knihy hostů. Ty jsou evidovány v informačním systému našeho pensionu po dobu Vašeho ubytování. Jsou používány i pro plnění právních povinností vůči MěÚ v Domažlicích, Cizinecké policii a Finančnímu úřadu. Máte právo na jejich výpis, opravu, výmaz, omezení zpracování, podání námitky, odvolání souhlasu a podání stížnosti.

    1. Kontaktní údaje

    Správcem osobních údajů je Viola Apartments s.r.o., Vrbova 1427/19, Praha 4 – Braník v provozovně Thomayerova 170, 34401 Domažlice.

    Kontaktní údaje na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů je: Jiří Macháček, tel. 777560704, info@pensionviola.cz

    2. Tabulka zpracování osobních údajů

    Název zpracování osobních údajů Účel zpracování Kategorie osobních údajů Právní titul Upřesnění právního titulu – zákon Zdroj – od koho získáno Doba uložení nebo lhůta pro výmaz Kategorie příjemců údajů
                   
    Rezervace ubytování – příjem informací z internetových rezervačních portálů Zarezervování pobytu Identifikační a kontaktní údaje, doba pobytu Uzavření nebo plnění smlouvy rezervační portál Uložení po dobu pobytu a reklamační lhůty. nejsou
    Rezervace ubytování – na recepci osobně a telefonicky Zarezervování pobytu Identifikační a kontaktní údaje, doba pobytu Uzavření nebo plnění smlouvy subjekt údajů Uložení po dobu pobytu a reklamační lhůty. nejsou
    Evidence údajů o ubytovaných v Knize hostů. Zajištění pobytu Identifikační a kontaktní údaje, doba pobytu, poskytnuté služby Uzavření nebo plnění smlouvy subjekt údajů Uložení po dobu pobytu a reklamační lhůty. nejsou
    Předání údajů na Obecní úřad kvůli poplatku za lůžko, rekreačnímu, případně lázeňskému poplatku Povinnosti vůči obci Identifikační údaje a doba pobytu Právní povinnost subjekt údajů 6 let od ukončení pobytu Obecní úřad
    Předání údajů Cizinecké policii Splnění právní povinnosti – par 102 zákona o ubytování cizinců 326/1999 Sb. Identifikační údaje a doba pobytu Právní povinnost subjekt údajů 6 let od ukončení pobytu Cizinecká policie
    Evidence hostů v Databázi klientů Zrychlení rezervace stálých hostů Identifikační a kontaktní údaje Oprávněný zájem subjekt údajů Do doby podání námitky. nejsou
    Evidence VIP hostů v Databázi klientů Upřesnění nabízení služeb významným hostům. Preference a koníčky Souhlas subjekt údajů Po dobu trvání souhlasu. nejsou
    Předání dat o hostovi do ID-přístupového systému poskytování přístupu do prostor Základní identifikace a číslo pokoje Uzavření nebo plnění smlouvy subjekt údajů Po dobu pobytu nejsou
    Evidence časovaných služeb, které využívají hosté. Rezervace služeb Základní identifikace a rezervované služby Oprávněný zájem subjekt údajů po dobu poskytování služeb nejsou
    Zákaznický systém (věrnostní karty) Poskytování slev při opakovaných službách Kontaktní údaje Oprávněný zájem subjekt údajů po dobu používání karty nejsou
    Předávání dat do Lázeňských systémů Propojení hotelového a lázeňského systému Identifikační a kontaktní údaje, údaje o pobytu a zakoupených službách Uzavření nebo plnění smlouvy subjekt údajů Do provedení předání nejsou
    Účtenky a Faktury – doklady pro DPH Vystavování prodejních dokladů Údaje povinné pro vystavení dokladů pro DPH Právní povinnost č. 235/2004 Sb., o DPH par 35 a 35a subjekt údajů 10 let Finanční úřad
    Evidence dokladů – účtenky a faktury pro DzP – u neplátců DPH Archivace dokladů k DzP dle zákona Údaje povinné pro vystavení dokladů neplátci DPH Právní povinnost č. 563/1991 Sb., o účetnictví – par 31 a 32 subjekt údajů 5 let Finanční úřad
    Newsletter Poskytování nabídek a nových služeb pro stávající zákazníky E-mailová adresa Oprávněný zájem subjekt údajů Do doby podání námitky nejsou
    Zpracování identifikačních údajů pro zajištění služeb během pobytu Identifikace hosta pro usnadnění poskytování služeb Identifikační údaje Oprávněný zájem subjekt údajů Do doby podání námitky nejsou
    Evidence výměny valut ve směnárně nad 10000 EUR Vystavování dokladů ve směnárně dle zákona Údaje pro identifikaci, údaje o výměně, případně prohlášení o politicky exponované osobě Právní povinnost  368/2016 Sb subjekt údajů 10 let Finanční analytický úřad
    Restaurační systém – rezervace stolů Rezervace služeb Kontaktní údaje Uzavření nebo plnění smlouvy subjekt údajů do doby poskytnutí služby nejsou
    Zákaznický systém (věrnostní karty) pro hosty restaurace a dalších služeb Poskytování slev při opakovaných službách Kontaktní údaje Uzavření nebo plnění smlouvy subjekt údajů po dobu používání karty nejsou
    Rozvážkový systém Prodej jídel z restaurace externím zákazníkům Kontaktní údaje Uzavření nebo plnění smlouvy subjekt údajů do doby poskytnutí služby nejsou
    Nabídky zákazníkům rozvážkového systému Nabídky na prodej jídel z restaurace externím zákazníkům Kontaktní údaje Oprávněný zájem subjekt údajů Do podání námitky nejsou

    3. Vysvětlení k tabulce a zpracováním

    Právní tituly – jsou zákonná odůvodnění zpracování a jsou definovány v nařízení GDPR, článcích 6 a 9.

    Doba uložení – znamená, po jakou dobu jsme oprávněni nebo povinni vaše údaje zpracovávat a mít je uloženy.

    Další příjemci – zde uvádíme, jakým dalším příjemcům údaje předáváme. Pokud je uvedeno „Nejsou“, pak to znamená, že je nikomu nepředáváme.

    Zdroj údajů – zde uvádíme, od koho jsme osobní údaje získali. Pokud je uvedeno „Subjekt údajů“, pak to znamená, že jsme je získali přímo od osoby, které se týkají.

    Nemáme v úmyslu vaše osobní údaje předávat mimo EU nebo nějaké mezinárodní organizaci.

    *** nebo v případě, že dochází k předávání osobních údajů mimo EU:

    Máme v úmyslu předat vaše osobní údaje mimo EU (nebo mezinárodní organizaci) v případě zpracování „XYZ“. V tomto případě je zajištěna ochrana tímto způsobem:…………………………

    (Viz povinnost dle článku 13.1. f):  případný úmysl správce předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci a existenci či neexistenci rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně nebo, v případech předání uvedených v článcích 46 nebo 47 nebo čl. 49 odst. 1 druhém pododstavci, odkaz na vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny.)

     

    V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Uzavření nebo plnění smlouvy“, potřebujeme vaše osobní údaje pro uzavření smlouvy a její následné plnění, bez nich není možné smlouvu uzavřít.

    V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Právní povinnost“, potřebujeme vaše osobní údaje zpracovávat na základě zákonných požadavků do dobu stanovenou daným zákonem a po tuto dobu toto zpracování nesmíme omezit ani vymazat.

    Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze za účely uvedenými v tabulce.

    Osobní údaje získáváme přímo od subjektů údajů s výjimkou zpracování „Rezervace ubytování – příjem informací z internetových rezervačních portálů“, kdy získáváme část osobních údajů od firem, provozujících internetové rezervační portály. Kontaktní údaje o těchto správcích osobních údajů naleznete na jejich webových stránkách, kde jste provedli rezervaci. Vzhledem k jejich většímu počtu a vzájemnému předávání údajů mezi nimi je zde neuvádíme.

    4. Popis práv subjektů údajů

    Jako subjekt údajů (fyzická osoba, o níž jsou údaje zpracovávány) máte k vašim osobním údajům tato práva:

    Právo Upřesnění
    Požadovat výpis Jedná se o výpis údajů, které o vás vedeme, tzv. právo na přístup.

    Výpis provedeme ve formátu podle našich možností. Nemáte právo požadovat výpis ve vámi stanoveném formátu.

    Výjimkou kdy nesmíme výpis provést, jsou případy, týkající se dokumentů, jejichž zveřejněním by byla ohrožena práva a svobody jiných osob. Jedná se o osobní údaje dalších osob, ochranu obchodního tajemství, duševního vlastnictví apod.

    Požadovat opravu

     

    Pokud zjistíte, že o vás vedeme nepřesné, zastaralé nebo neúplné údaje, požádejte o jejich opravu nebo doplnění.
    Požadovat výmaz

     

    Výmaz musíme provést v případech, kdy bychom měli uložené osobní údaje po stanovené době uložení nebo neměli platný právní titul.

    Výmaz nesmíme ze zákona provést v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu Plnění smlouvy nebo Právní povinnosti.

    Požadovat omezení zpracování Toto se týká zpracování z titulu oprávněného zájmu.

    K omezení zpracování dojde v případě podání námitky a omezení bude trvat po dobu posuzování námitky.

    Podat námitku proti zpracování Podat námitku lze v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu oprávněného zájmu.

    Námitka proti zasílání obchodních sdělení bude vždy uznána.

    V případech uvádění vašeho jména nebo jiného kontaktního údaje v zájmu poskytování služeb je možnost zneužití téměř vyloučena a pro tyto činnosti je to nezbytné. Proto tento náš oprávněný zájem považujeme za převažující a námitky neuznáváme.

    Odvolat souhlas se zpracováním To je možné v případech, kdy je zpracování prováděno na základě souhlasu. Pokud jste ke zpracování poskytli souhlas a odvoláte ho, bude zpracování ukončeno.
    Požadovat výpis v přenositelném formátu

     

    Výpis v přenositelném formátu můžete požadovat pouze v případech zpracování založených na právních titulech – plnění smlouvy a souhlasu.

    Můžete požadovat vypsání pouze těch údajů, které jste nám předali a které vedeme v elektronické podobě a nemáte právo požadovat formát. Předáme vám je ve formátu *.xls s pojmenovanými sloupci.

    Podat námitku proti automatizovanému rozhodování Neprovádíme žádná zpracování založená na automatizovaném rozhodování.
    Podat stížnost na dozorový úřad

     

    V případě, že bychom vám na vaši žádost do 1 měsíce neodpověděli, můžete podat stížnost na Úřad na ochranu osobních údajů.

    5. Způsob výkonu práv

    Pokud budete chtít uplatnit některé z těchto práv, můžete si podat žádost tímto způsobem:

    Na recepci hotelu bude ověřena vaše totožnost podle občanského průkazu nebo pasu a bude s vámi sepsána žádost a sdělen termín vyřízení. Bez ověření totožnosti není možné žádost přijmout.

    K datu vyřízení vám zde bude po opětovném ověření totožnosti předáno písemné Vyrozumění o výsledku žádosti a související materiály.

    Za požadavek na více než jednu kopii jsme oprávněni účtovat poplatek odpovídající administrativním nákladům.

    Úkony spojené s výkonem práv subjektů údajů jsou činěny bezplatně.

    Jsou-li však žádosti shledány jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že se opakují, pak můžeme:

    1. uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady
    2. odmítnout žádosti vyhovět.

    Chcete-li podat žádost elektronicky:

    1. zašlete ji e-mailem na adresu info@pensionviola.cz s platným elektronickým podpisem, bez tohoto potvrzení totožnosti nemůže být uznána.

    Uveďte do ní:

    • Identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození
    • O výkon jakého práva žádáte – viz kapitola Popis práv subjektů údajů
    • Upřesnění žádosti – např. v případě opravy správné údaje
    • Telefon – pro případná upřesnění a domluvu na dalším postupu

    V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.